Lähipiiriohjeistus

Säätiön hallitus on hyväksynyt erillisen lähipiiriohjeen, jonka avulla määritellään lähipiiritoimien tunnistamis-, päätöksenteko-, hyväksyntä-, raportointi ja valvontakäytännöt. Ohjeen keskeinen sisältö on kuvattu alla.

Säätiön lähipiiriin kuuluvat:
– Hämäläis-Osakunta ja sen hallitus sekä toiminnantarkastajat
– Säätiön hallitus, asiamies, toimihenkilöt ja tilintarkastajat
– Säätiön ne tytäryhtiöt, joissa säätiöllä on määrärysvalta
– edellisten hallitukset, toimitusjohtajat ja tilintarkastajat
– edellisiin liittyvien henkilöiden perheenjäsenet

Tavanomaisista lähipiiritoimista päätöksen tekee Säätiön hallitus tai asiamies valtuutensa rajoissa. Tavanomaisia lähipiiritoimia ovat esim. asuntojen vuokraus, stipendien myöntäminen, Hämäläis-Osakunnan palvelujen kuten kirjaston ja muiden osakuntatilojen sekä osakuntabaarin palveluiden käyttö. Lähipiiriin kuuluvalle voidaan vuokrata asunto ja myöntää stipendi, mutta vain samoin ehdoin kuin muille.

Säätiö ei ylläpidä erillistä lähipiirirekisteriä. Säätiön toimintakertomuksessa raportoidaan Säätiön tietoon tulleet suppean lähipiirin kanssa tehdyt vastikkeelliset ja vastikkeettomat taloudelliset toimet. Tehdessään tavanomaisesta toiminnasta poikkeavia ja merkittäviä toimia koskevia päätöksiä Säätiön hallitus pyrkii erikseen selvittämään, onko sopimuksen osapuolena lähipiiriin kuuluva.