Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Hämäläisten ylioppilassäätiö sr (jäljempänä ”me” tai ”säätiö”) 0116552-8 Urho Kekkosen katu 4-6 F 00100 HELSINKI puh. 050-449 3232 www.hys.net
Rekistereistä vastaava henkilö
Markku Tiensuu, asiamies yhteystiedot yllä sähköposti etunimi.sukunimi(at)hys.net
1. Käsiteltävien henkilötietojen kategoriat
Säätiössä on henkilörekisterit liittyen a) stipendien hakemiseen, myöntämiseen ja seurantaan, b) kirjaston palveluiden tarjoamiseen, c) yhteistyötahoihin ja heille tiedottamiseen ja muuhun viestintään, sekä d) vuokra-asuntojen hakemiseen.
Lisäksi pidetään työsuhteisiin liittyvää henkilörekisteriä.
2. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käsittelyn tarkoitukset
Käsittelyn peruste stipendien, kirjaston ja vuokra-asuntojen osalta on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus. Jokaisesta rekisteristä on laadittu erillinen rekisteriseloste, joka on rekisteröityjen saatavilla säätiön toimistolla.
3. Säännönmukaiset tietolähteet
Stipenditoiminta
Stipenditoiminnan rekisteriin tallennettavat hakijan ja hakemuksen tiedot sekä selvitys stipendin käytöstä saadaan hakijoilta itseltään erillisen stipendienhakujärjestelmän kautta.
Ulkopuolisen lausunnonantajan ja lausunnon tiedot saadaan apurahanhakijan pyynnöstä lausunnonantajalta itseltään tai apurahanhakijan välittämänä stipendienhakujärjestelmän kautta.
Stipendienhakujärjestelmää käyttävät säätiön nimetyt työntekijät tallentavat apurahojen hallinnolliseen käsittelyyn, myöntämispäätöksiin ja maksatukseen liittyvät tiedot.
Kirjastotoiminta
Kirjaston asiakkaiden henkilötiedot saadaan henkilöiltä itseltään.
Yhteistyötahot
Säätiön ja säätiön tytäryhtiöiden luottamushenkilöiden, asiantuntijoiden ja vastaavien henkilöiden tiedot saadaan henkilöiltä itseltään.
Säätiön ulkopuolisiin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tiedot saadaan julkisista lähteistä kuten yhteisöjen verkkosivuilta tai henkilöiltä itseltään.
Vuokra-asuntotoiminta
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään erillisen asunnonhakujärjestelmän kautta.
Asunnonhakujärjestelmää käyttävät säätiön nimetyt työntekijät tallentavat asuntohaun hallinnolliseen käsittelyyn ja myöntämispäätöksiin liittyvät tiedot.
4. Henkilötietojen luovutukset
Säätiö käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa, ja säätiö pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Säätiö saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.
5. Henkilötietojen suojaaminen
Säätiö vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.
Säätiö on ohjeistanut henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöään henkilötietojen oikeasta käsittelystä ja niiden luottamuksellisuudesta. Henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta huolehditaan sekä osaamista ylläpidetään. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät tätä vaativat. Kullakin nimetyllä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä sekä pääsyltä henkilötietoihin.
Säätiön ja sen alihankkijoiden tietoverkko ja laitteisto, jolla henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta ja pääsyä tiloihin on rajoitettu.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
6. Henkilötietojen säilyttäminen
Säätiö on määritellyt jokaiselle henkilötiedolle erillisen säilyttämisajan, joka käy ilmi rekisteriselosteesta. Lisäksi käsittelytoimista laadittu kuvaus määrittelee sen, miten tiedot säilytysajan päättämisen jälkeen tuhotaan tietoturvallisesti.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa se, mitä tietoja hänestä on rekisteröity säätiössä lukuun ottamatta asiantuntijoiden ja lausunnonantajien arvioita stipendien hakijoista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot korjatuksi. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista milloin tahansa. Mikäli tietojen antaminen on perustunut suostumukseen, tiedot poistetaan heti. Mikäli tiedot on rekisteröity lain tai säätiön oikeutetun edun perusteella, mahdollisesta poistamisesta tehdään erillinen kirjallinen päätös. Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
8. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Säätiön muuttaessa tietosuojaselostetta ilmoitus muutoksesta julkaistaan säätiön kotisivuilla.
9. Tietosuojaselosteen ja henkilörekistereiden saatavuus
Säätiön tietosuojaseloste pidetään saatavilla säätiön toimistolla sekä kotisivuilla osoitteessa hys.net. Rekisteriselosteet pidetään saatavilla säätiön toimistolla.